Från Excel till resursplaneringsverktyg – så tar du steget

För många företag är Excel fortfarande det främsta verktyget för att planera resurser. Det är bekant, flexibelt och ”fungerar okej”. Men när verksamheten växer, projekten blir fler och kraven på effektivitet ökar – då börjar Excel visa sina begränsningar.

Att ta steget till ett dedikerat resursplaneringsverktyg kan kännas stort. Det kräver tid, engagemang och förändringsvilja. Men det är i första hand ett steg mot bättre kontroll, mindre stress och mer lönsamhet.

Varför är det svårt att lämna Excel?

• Det är invant. Många har jobbat i Excel i åratal och har byggt egna mallar och system.
• Det känns flexibelt. Man kan ”göra som man vill” – även om det ofta leder till otydlighet.
• Det är lätt att skjuta upp. Implementering av nya verktyg kräver tid, och det är svårt att prioritera när kalendern redan är full.

Men att fortsätta i Excel har ett pris som många inte tänker på.

Konsekvenser av att stanna kvar i Excel

• Bristande överblick: Svårt att se helheten – vem är tillgänglig, vem är överbelastad, vad är planerat?
• Manuellt arbete: Uppdateringar sker ofta för hand, vilket ökar risken för fel och tar tid.
• Ingen realtidsdata: Beslut fattas på gamla siffror eller magkänsla.
• Svårt att hitta rätt kompetens: Kompetensinformation är utspridd eller saknas helt.
• Ingen skalbarhet: Ju fler projekt och medarbetare, desto mer ohanterligt blir Excel.
• Sårbarhet: Ofta är Excel-arket personberoende och formler kan därför bli fel

Vad händer när du tar steget till ett resursplaneringsverktyg?

• Du får struktur och överblick– i realtid.
• Du kan fördela arbetsbelastning rättvist och därmed undvika överbelastning.
• Du ser beläggningsgrad och kapacitet tydligt – och kan därför agera proaktivt.
• Du hittar rätt kompetens snabbt– och bemannar mycket smartare.
• Du minskar administration och dubbelarbete– och frigör massor av tid.

Så orkar du ta steget

1. Börja smått. Testa verktyget med ett team eller ett projekt.

2. Involvera medarbetarna. Visa hur det förenklar deras vardag.

3. Sätt tydliga mål. Vad vill ni uppnå – bättre beläggning, mindre stress, mer lönsamhet?

4. Välj rätt verktyg. Det ska vara enkelt, intuitivt och passa er verksamhet.

Sammanfattning

Excel har varit en trogen följeslagare – men det är inte byggt för modern resursplanering. Genom att ta steget till ett dedikerat resursplaneringsverktyg får du bättre kontroll, smartare beslut och en mer hållbar arbetsmiljö.

Det är ett steg som kräver lite mod – men som snabbt betalar sig tillbaka.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du har blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
 per.henriksson@projectsoftware.se 
 073-807 83 52