Smidigare arbetsflöde med integrerad resursplanering

Med integrerad resursplanering får ni ett mycket smidigare arbetsflöde!

I dagens komplexa affärslandskap räcker det inte med att bara ha bra verktyg – de måste också kunna prata med varandra. Många företag har redan ett affärssystem (ERP) på plats för ekonomi, fakturering, projekt och personaldata. Men när resursplaneringen sker i ett separat system, eller ännu värre – i manuella Excel-ark – uppstår snabbt ineffektivitet, dubbelarbete och risk för fel.

Genom att integrera resursplaneringsverktyget med affärssystemet kommer ni skapa ett mer sammanhängande och automatiserat arbetsflöde som både sparar tid och förbättrar beslutsfattandet.

1. Slipp dubbelarbete med automatiserad datadelning

I organisationer där affärssystemet innehåller information om projekt, kunder, anställda och kostnadsställen – men resursplaneringen sker separat – måste samma data ofta föras in manuellt i två system. Det är tidskrävande och ökar risken för fel.

Med en integration:

• Kan ni automatiskt föra över uppgifter om nya projekt, uppdrag till planeringsverktyget.
• Hämta anställdas roller, tillgänglighet och kompetenser direkt från personalmodulen.
• Återföra tidsplaner, bokningar och beläggning till affärssystemet, för fakturering, uppföljning eller analys.

Resultat: En gemensam källa till sanning – utan dubbla register eller manuell hantering.

2. Bättre överblick i realtid

När resursplaneringen är integrerad med affärssystemet får projektledare, teamchefer och ekonomiavdelning en gemensam bild av både bemanning och ekonomi.

Exempel:

• Projektledare ser vilka resurser som är tillgängliga utifrån aktuell arbetsbelastning och frånvaro.
• Ekonomiteamet får in uppdaterad information om planerade timmar och resurskostnader inför budgetarbete.
• Ledningen kan följa kapacitetsutnyttjande och lönsamhet i realtid – inte i efterhand.

Detta stärker både operativ styrning och strategisk planering.

3. Effektivare arbetsflöden – från planering till uppföljning

När system pratar med varandra sker övergången mellan olika steg i arbetsflödet mer sömlöst. Några konkreta exempel:

• När ni lägger upp ett nytt projekt i affärssystemet dyker det automatiskt upp i planeringsverktyget – och är redo att bemannas.
• När ni  bokar upp resurser i planeringsverktyget så uppdateras prognosen för beläggning och kostnad i affärssystemet.
• När medarbetarna rapporterar tid kan avstämningar och fakturering ske utan manuell justering.

Det ger ett snabbare och mer korrekt flöde från planering → utförande → rapportering → fakturering.

4. Minskad administrativ belastning

En av de största vinsterna med en integrerad lösning är att administrativ tid minskar drastiskt. Istället för att hantera data i flera system kan teamen fokusera på det som verkligen skapar värde – planering, koordinering och leverans.

För projektledning, ekonomi och HR innebär det:

• Färre fel att rätta till i efterhand
• Mindre manuellt arbete med att synka data
• Trygghet i att alla arbetar med uppdaterad och korrekt information

5. Skalbarhet och framtidssäkring

Integration mellan affärssystem och planeringsverktyg gör det också enklare att skala upp verksamheten. Nya team, processer eller affärsområden kan läggas till utan att skapa nya silos. Genom att bygga vidare på befintliga system med smarta integrationer får verksamheten flexibilitet utan att behöva börja om.

Slutsats

Att planera resurser utan koppling till affärssystemet är som att köra bil med ögonbindel – du kan komma fram, men risken för fel är stor. Genom att integrera resursplaneringen med företagets affärssystem får du ett smidigare arbetsflöde, bättre beslutsunderlag och betydligt mindre administration.

I en tid där effektivitet och flexibilitet är avgörande för konkurrenskraften, är det en investering som snabbt lönar sig.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 073-807 83 52