All planering samlad i ett resursplaneringsverktyg

Vore det inte skönt att ha all planering samlad i ett resursplaneringsverktyg?

I många företag med flera kontor, team och avdelningar uppstår en vanlig men kritisk utmaning: bristen på överblick i resursplaneringen. Trots att verksamheten växer och blir mer komplex, fortsätter ofta varje enhet att använda egna verktyg – inte sällan Excel – för att hantera sin planering. Resultatet blir silos, ineffektivitet och svårigheter att fatta välgrundade beslut på ledningsnivå. Här kliver moderna resursplaneringsverktyg in som en kraftfull lösning.

Utmaningen: Silos och Excel-kaos

I företag med flera geografiska kontor eller organisatoriska enheter är det inte ovanligt att varje avdelning utvecklar sina egna planeringsrutiner. Det kan vara ett Excel-ark här, ett Google Sheet där och ibland även manuella processer via e-post. Denna fragmentering kan skapa flera problem:

• Begränsad insyn: Ledningen får ingen helhetsbild över resursbeläggning, kapacitet eller flaskhalsar.
• Dubbelarbete: Samma information behöver samlas in, uppdateras och rapporteras manuellt på flera håll.
• Risk för fel: Manuella fel, versioneringsproblem och inaktuella data leder till misstag i planering och beslut.
• Bristande flexibilitet: Att snabbt omfördela resurser vid förändringar blir nästintill omöjligt.

Lösningen: Ett gemensamt, molnbaserat resursplaneringsverktyg

Ett resursplaneringsverktyg i form av en SaaS-lösning adresserar dessa problem direkt genom att samla all planering i en gemensam, realtidsuppdaterad plattform. Här är hur det fungerar i praktiken:

1. Centraliserad översikt

Med ett molnbaserat system får hela organisationen – oavsett plats – tillgång till samma data. Det innebär att projektledare, teamchefer och ledning ser exakt samma uppdaterade information. Detta möjliggör bättre beslutsfattande och strategisk planering.

2. Standardiserade processer

Genom att ersätta egna Excel-mallar med ett enhetligt verktyg blir det enklare att följa samma arbetssätt över hela organisationen. Det ökar transparensen och minskar därmed behovet av manuella arbetsmoment.

3. Automatiserade uppdateringar och integrationer

Det är vanligt att man integrerar SaaS-verktyg med andra system, såsom Affärssystem, tidrapportering, HR-system eller CRM. Det innebär att resursernas tillgänglighet och kompetens alltid är uppdaterade – utan att någon behöver mata in samma uppgift flera gånger.

4. Flexibel och skalbar lösning

När organisationen växer, eller förändras, kan ni enkelt skala upp verktyget. Det går snabbt att lägga till nya team eller kontor och administrationen håller ni ändå central och kontrollerad.

Konkreta vinster

• Ökad effektivitet: Lägg mer tid på faktisk planering än att jaga information.
• Bättre kapacitetsutnyttjande: Lättare att se var det finns ledig kapacitet och var det behövs förstärkning.
• Förbättrat samarbete: När alla ser samma bild blir det enklare att samverka över avdelningsgränser.
• Snabbare omställning: Vid förändrade förutsättningar kan planeringen snabbt justeras centralt.

Slutsats

Att förlita sig på lokala Excel-ark för resursplanering fungerar – men bara till en viss gräns. När företag växer och strukturen blir mer komplex blir det ett hinder snarare än en lösning. Ett modernt resursplaneringsverktyg som SaaS är inte bara ett hjälpmedel – det är även en strategisk investering för företag som vill arbeta effektivt, samordnat och datadrivet. Genom att samla planeringen i en gemensam plattform försvinner silos, och hela organisationen kan gå åt samma håll.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
 per.henriksson@projectsoftware.se 
 073-807 83 52