Kundcase – WSP Danmark

Archive for the ‘Nyheter’ Category

Kundcase – WSP Danmark

För några år sedan resursplanerade WSP Danmark med hjälp av kalkylblad och Excel där medarbetarna själva gick in och uppdaterade sin tid. Det man missade då var överblicken, hur de olika projekten hängde ihop med olika medarbetare. Just överblicken är oerhört viktig för att kunna resursplanera effektivt. Läs artikeln om hur Silverbucket hjälpte dem att effektivisera och förbättra sin resursplanering.

Här hittar du artikeln.

Är du nyfiken på hur Silverbucket kan hjälpa er organisation är du välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du även läsa mer om Silverbucket.

 


 

Flera nya Silverbucket-kunder

Vi har fått många nya kunder nu, det är allt fler som inser vikten av enkel resurshantering. Två av dem är Projtools och Rstudio For Architecture. Projtools sitter i Malmö och jobbar med digitala informationsstöd till byggbranschen. De har bland annat varit en stor del av arbetet kring de nya sjukhusområdena i Malmö och Helsingborg. Rstudio består av arkitekter som fokuserar främst på dynamiken mellan handel och statsbyggnad. De har genomfört flera större projekt, bland annat stadsplanen för Partille port samt retailarkitektur för Mölndals Galleria.

Nu har de båda som sagt valt att börja planera sina resurser i Silverbucket, ett smart beslut tycker vi! Vill ni ha en demo av ett av de enklaste och mest användarvänliga verktygen för resurshantering? Varmt välkomna att i så fall kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

 


 

Kickoff 2022 med hela Sundbom Group

I september varje år har vi som tradition att åka på kickoff med alla bolag som ingår i Sundbom Group, dvs Sundbom & Partners, PX Expert och Project Software. Årets kickoff gick av stapeln på Österlen i Skåne. Vi bodde på Brösarps Gästgifveri som erbjöd bra konferensmöjligheter, god mat, fina rum och fantastiskt bra service. Förutom konferens och massa mat fick vi möjlighet att besöka den berömda äppelmarknaden i Kivik, vandra i Brösarps backar och dansa oss svettiga på lördagens temafest. Det blev en riktigt lyckad kickoff som alltid!

 

Fest med Disco/Studio 54 blev lyckat!

 


 

Prognoser gällande resursplanering i projektverksamheter

Det är svårt att driva en lönsam projektverksamhet utan prognoser. Att analysera den nuvarande resursplaneringen spelar en viktig roll och där ingår att undersöka hur många resurser som är planerade för i kommande projekt, hur lönsamma projekten är och om det finns kompetensbrist. Genom att identifiera potentiella avvikelser är det möjligt att reagera i god tid, vilket gör det mer sannolikt att projekten lyckas.

 

Projektets lönsamhet

Hos många företag är de anställda den största kostnadsposten. Därför är det viktigt att se till att rätt resurser finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att hålla kostnaderna nere. Att allokera resurser till projekt leder i sig inte till högre intäkter. I värsta fall kanske de som arbetar i ett projekt inte har den kompetens som krävs eller omvänt, att resurser är överkvalificerade. Det kan påverka kostnaden i projektet.

Beläggning- och faktureringsgraden är bland de viktigaste parametrarna för resursplaneringen. Det är dock avgörande att förstå vilka typer av projektarbeten anställda är involverade i nu och i framtiden. Företag bör försöka fördela arbetstid till projekt som antingen är fakturerbara eller mest relevanta för företagets strategi. Om företaget märker att personalen lägger ner mycket tid på arbete som inte är debiterbart är det lämpligt att flytta fokus till projekt som är mer relevanta för företagets kärnverksamhet.

Regelbunden genomgång av kritiska finansiella indikatorer, såsom projektkostnader, intäkter och vinstmarginaler, säkerställer att projektbudgetar inte överskrids och gör prognoser enklare. En av de väsentliga aspekterna av att se över projektet är att jämföra utfallet mot prognosen. Om projekten regelbundet överskrider de allokerade timmarna blir prognostiseringen svårare. Att hålla koll på detta kan förbättra lönsamheten i projektet och anpassa framtida offerter närmare projektets kostnadsstruktur.

 

Ta itu med kompetenskrav

Försäljningspipen är något man bör ha koll på vid prognostisering för att säkerställa att framtida kompetenskrav är tydliga i förväg. Detta hjälper också till med planeringen av kapacitet, vilket gör det möjligt att undvika rekryteringar i sista minuten och överskridanden av planering. Ju tidigare kraven är kända, desto bättre kan framtida rekryteringar planeras.

I vissa situationer kan det finnas ledig kapacitet eftersom medarbetarnas kompetens inte matchar företagets behov. I sådana fall är det möjligt att svara mer effektivt när resursplaneringen är uppdaterad. Kompetenser kan utvecklas och utökas genom olika utbildningsformer. Försäljning kan också gynna projektenheter där organisationen har lediga resurser.

 

Hur man förbättrar prognoser

Tillförlitliga prognoser kräver korrekt och uppdaterad information. Ett mångsidigt och effektivt resursverktyg ger nödvändig information om exempelvis;

  • Hur mycket fakturerbar tid som finns i försäljningspipen.
  • Antalet tillgängliga resurser med specifika kompetenser.
  • Jämförelser av utfallstimmar i förhållande till prognosen.
  • När all information som är relevant för verksamheten är konsoliderad kan beslut fattas utifrån fakta snarare än känsla.

     

    Att prognostisera framtiden omfattar följande:
  • Optimera personalens tid för att maximera effektiviteten, vilket leder till ökad fakturering och i slutändan vinst.
  • Proaktivt anpassa sig till marknadstrender och förändringar genom att utbilda personal och upprätthålla kompetenser. I det långa loppet ökar det företagets intäkter.
  • Förmågan att flexibelt anpassa sig till förändringar i efterfrågan.
  • Minimera att de anställda jobbar för mycket vilket kan resultera i sjukskrivningar.
  • Se till att rätt resurser har tilldelats rätt uppdrag för att undvika att man sitter utan arbetsuppgifter.
  • Att tillhandahålla rätt information till arbetsledare eller projektledare så att de kan hantera sina team eller projekt bättre.
  • Reagerar på avvikelser i utfallstimmar och fakturering. Se till att projekten håller budgeten och gör förändringar baserat på lärdomar.
  • Se till att projekten lyckas och att tidplaner hålls. Detta kommer att hålla kunderna nöjda, vilket innebär lönsammare affärer och tillväxt på lång sikt.
  • Jämför utfallstimmar mot den resursplanering som gjordes.
  •  

    Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

    Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

    Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se   eller på telefon+46 73 807 83 52.


     

    Skapa tillväxt med kompetenser – både som företag och hos medarbetare

    Företag har ett brett spann av kompetens, där delar av den syns varje dag. En del av kompetensen kan dock vara mindre synlig för projektledare, HR och högsta ledningen. Det kan finnas ett konstant behov av en viss typ av kompetens, medan en annan typ av kompetens till och med kan gå till spillo om inte lämpliga projekt finns tillgängliga. Så, hur får du bättre koll på de anställdas kompetens?

     

    Ta reda på medarbetarnas kompetens och deras mål

    Vi på Silverbucket har lyssnat på våra kunder och fått in många nya idéer om hur olika kompetenser skulle kunna införlivas i den vardagliga resursplaneringen. I Silverbucket börjar kompetenskartläggningen med att bygga olika kategorier som kan vara användbara i nuvarande och framtida projekt. I ett IT-företag kan till exempel en kategori vara ”språk” eller ”programmeringsspråk”.

    Olika kompetenser skapas under kategorin ”språk”, exempelvis finska, svenska, engelska och tyska. ”Programmeringsspråk” kan inkludera Java, C++ och Python, beroende på företagets projekt. Företaget kan sedan definiera kategorier och kompetenser efter sina behov. Kategorierna kan också ha underkategorier. Ett sådan samling av kategorier benämns som företagets kompetenshierarki.

    När kompetenserna har definierats läggs olika färdighetsnivåer in i Silverbucket. Nivåerna kan variera från 0 till 5. En medarbetares kunskaper i svenska kan exempelvis vara på nivå tre och Java-kunskaper på nivå fem. När medarbetarens kompetens har identifierats kan de uppdateras i takt med att kompetensen utvecklas. Sakta men säkert blir Silverbucket ett värdefullt HR-verktyg kombinerat med en effektiv resursplanering. En väg för personlig tillväxt byggs upp för medarbetaren. Samtidigt finns hela företagets uppsättning av kompetenser på ett och samma ställe.

    Dessutom kan så kallade målnivåer ställas in i Silverbucket. En anställd kan för närvarande prata engelska på nivå två, men målet är att höja kompetensen till nivå fyra. Mål kan därmed definieras tillsammans under återkommande utvecklingssamtal. Framstegen blir därför enkla att följa upp. Tillvägagångssättet blir medarbetarorienterat och att följa sin egen utveckling blir meningsfull.

     

    Skickliga experter i projekt – snabbt och effektivt

    Projekt har olika behov – till exempel behovet av att fylla en viss kompetensroll. Med hjälp av Silverbucket kan du hitta resurser med rätt kompetens; du kan exempelvis vara i behov av en svensktalande arkitekt. Kombinationer kan också vara mer komplexa. Ett företag kan behöva en programmerare som pratar tyska och dessutom kan Java eller Python. Med hjälp av Silverbucket kan rätt sorts expert hittas på ett ögonblick.

    I bästa fall har den anställde möjlighet att utveckla sina egna färdigheter i de projekt man jobbar i. Medarbetaren har exempelvis önskemål om att få mer erfarenhet av att använda engelska i projekt. I de fall det är möjligt kan därmed företaget hjälpa den anställde att engagera sig i engelsktalande projekt. När det fungerar som bäst kommer därför projektet att få rätt sorts kompetens och medarbetarna får också jobba i projekt i enlighet med sina egna kompetensmål. Det blir win-win för alla!

    När kompetenserna har utvärderats, målnivåerna för medarbetarna har satts och man har allokerat till både pågående och framtida projekt, kan arbetsbelastningen för olika kompetenser bedömas. Är vissa typer av färdigheter ständigt överbelastade? Behöver vi i så fall rekrytera fler svensktalande? Eller ska vi utbilda våra nuvarande anställda med helt nya kunskaper? Finns det inga lämpliga projekt tillgängliga för några av våra experter inom vissa områden? Om så är fallet, bör vi inrikta vår försäljning efter dessa kompetenser? Silverbucket hjälper till att hitta svar på dessa frågor. På så sätt kan de anställdas kompetens verkligen ledas från toppnivån i hela företaget ur ett fågelperspektiv.

     

    När ska man börja använda kompetenser i Silverbucket och för vilka företag passar det?

    Om företaget nyligen har börjat använda Silverbucket kanske man till att börja med vill resursplanera på projektnivå. När grunderna för resursplanering är på banan kan man börja använda sig av kompetenserna. Det är mycket smidigare att komma i gång och börja använda verktyget än att försöka ta reda på alla funktioner i Silverbucket samtidigt.

    Silverbuckets kompetenshantering är användbar för organisationer av alla storlekar. Ju fler medarbetare som behöver resursplaneras, och ju större kompetensutbud som behövs i projekt, desto större nytta har man förstås av kompetensfunktionen.

    Många företag har fortfarande excel-dokument som det huvudsakliga resursverktyget. HR har dessutom ofta ett separat verktyg för de anställdas kompetenser. Verktygen för resurser och HR pratar inte alltid med varandra och en stor mängd information om medarbetarnas kompetens riskerar därför att försvinna. Silverbuckets styrka är att koppla ihop dessa två verktyg och att kombinera resurser och projektledning med de anställdas kompetens, önskade färdigheter och förmågor. Detta är en helt unik möjlighet för företag.

     

    Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

     

    Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

    Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se   eller på telefon+46 73 807 83 52.

     


     

    Användningsområden för preliminär resursplanering

    I Silverbucket är det möjligt att göra två olika typer av allokeringar: bekräftade och preliminära. Preliminära allokeringar är exempelvis användbara i följande fall:

    Förändringar i projekt

    Ett projekt slutförs tidigare eller senare än vad som var planerat från början. Projektledaren kan då uppdatera resursplaneringen genom att använda preliminära allokeringar. På så sätt blir det enkelt att jämföra den tidigare planeringen med den nya.

    Semesteransökan

    Medarbetarna kan lägga in sina önskemål om när de vill ha semester med hjälp av preliminära allokeringar. På så sätt finns allas önskemål i en och samma vy vilket ger en bra överblick.

    Merförsäljning i projekt

    Preliminära allokeringar kan användas när ett projekt blir förlängt. Om exempelvis ett projekt enligt ursprungsplanen skulle ha slutförts i slutet av januari men nu med största sannolikhet kommer pågå till slutet av mars, då kan preliminära allokeringar användas för att kunna se de övergripande effekterna i projektet.

    Projektens resursplanering

    Projektledarna kan få behörighet att göra preliminära allokeringar för sina projekt. De kan sedan göra projektets resursplanering genom att använda preliminära allokeringar som sedan chefen får acceptera eller neka. Från resursvyn kan man se den övergripande vyn för hela organisationen.

     

    Möjligheten att göra preliminära allokeringar är inte aktiverat som standard i kundens miljö. Om du är intresserad av att resursplanera preliminärt, vänligen kontakta per.henriksson@projectsoftware.se.

     

    Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

     


     

    Varför är möten gällande resursplanering så viktiga?

    Under resursplaneringsmöten kan alla frågor som handlar om resurser och beläggning diskuteras och man kan fatta gemensamma beslut. Det är också bra tillfälle för att gå igenom hur veckan har varit och hur det ser ut framåt. Försäkra sig om att alla projekt beläggs under de kommande veckorna. Hur ofta man väljer att hålla dessa möten kan variera beroende på organisationens storlek och även på projektens karaktär. I mindre organisationer kan varje månad räcka, men i de flesta fall förändras situationen så ofta att det krävs flera möten. Organisationens storlek avgör också om det kanske räcker med ett möte i veckan för hela företaget eller om olika enheter ska hantera delar separat.

    Under resursplaneringsmöten kan det vara bra att titta på hur den aktuella beläggningen ser ut. Det man bör se över är vilka resurskrav som finns i aktuella projekt, säkerställa att arbetsbelastningen är ok för varje team och medarbetare, identifiera potentiella konflikter och optimera resursanvändningen i hela organisationen. En konflikt kan vara en situation där en resurs behövs i flera projekt samtidigt eller om en nyckelresurs är frånvarande på grund av till exempel långtidssjukskrivning. Det kan även uppstå konflikter om kompetenskraven inte uppfylls eller om de nödvändiga rollerna inte finns tillgängliga. I slutändan handlar det om förhållandet mellan resurser och projekt.

    Resursplaneringsmöten berör ofta nya projekt, scheman och krav på resurser och kompetens. Nya projekt leder ofta till konflikter och förändringar, vilket gör det nödvändigt att anpassa befintlig planering och eventuellt flytta resurser från ett projekt till ett annat.

    Det är också viktigt att ha koll på de projekt som är på gång inom en snar framtid. Detta är särskilt viktigt ur prognossynpunkt för att identifiera potentiella möjligheter eller risker framåt. Samtidigt går det också att se om planeringen är tillräcklig för att klara av budgeten eller om det behövs nyrekryteringar för att komma till rätta med resursbrist.

    Framför allt handlar resursplaneringsmöten om medarbetarnas välbefinnande och att optimera resursplaneringen. Har vi tillräckligt med resurser? Har vi rätt kompetens i våra projekt? Vad händer om vi inte kan bemanna stora projekt? Ska vi ta in underkonsulter i stället för att rekrytera ny personal? Det är bra att få svar på dessa frågor vid dessa regelbundna möten och lösa eventuella problem.

     

    Resursplaneringsmöten omfattar allt av följande:

    • Regelbundna möten är nödvändiga. Annars är det lätt att tappa kontrollen.
    • Framför allt är mötena en möjlighet till kommunikation och utbyte av information. Berörda parter bör komma överens om de frågor som berör resursplaneringen så att alla vet vad status är.
    • Möten bidrar till att skapa transparens i hela organisationen.
    • De innebär att kunna blicka tillbaka, bedöma den nuvarande situationen och – viktigare – fokusera på framtiden.
    • Den rådande situationen bör granskas utifrån resurser, rollkrav och kompetenser. Har vi nödvändigt antal personer i rätt roller? Finns rätt kompetens med tanke på våra projektkrav? Har alla en optimal arbetsbelastning?
    • Undvika otrevliga överraskningar genom att prognostisera framtida scenarier och försäkra att alla berörda parter är involverade när beslut ska fattas.

     

    Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

     


     

    Newsec börjar resursplanera i Silverbucket

    Nu har Newsec, jätten inom fastighetsförvaltning, tecknat avtal med oss. De börjar, som så många andra, använda Silverbucket för sin resursplanering. Silverbucket är ett projekt- och resursplaneringsverktyg som passar alla verksamheter där resurser och/eller projekt ska fördelas. Fördelar som kunderna upplever med verktyget är bland annat att det är både enkelt och snyggt. Användarvänligt helt enkelt!

    Är du nyfiken på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

    Läs mer om Silverbucket här.

     


     

    Aspia väljer Silverbucket för resursplanering!

    Vår kundskara växer i en stadig takt. Nu väljer även Aspia att börja använda Silverbucket för sin resursplanering. Aspia är en marknadsledande byrå inom redovisning, lön och skatt.  Nu hoppas vi på att kunna hjälpa dem med deras interna resursplanering.

    Silverbucket är ett mycket enkelt och användarvänligt resurshanteringsverktyg som blir alltmer populärt bland projektintensiva verksamheter.

    Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning så är ni varmt välkomna att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

    Läs mer om Silverbucket här.

     


     

    Ny VD för Project Software Sweden AB

    Styrelsen för Project Software Sweden AB har utsett Per Henriksson till ny VD för bolaget. Per har sedan sommaren 2019 varit ansvarig för bolagets försäljning men tar nu klivet upp som VD. Tidigare VD Orvar Lindbäck fortsätter sitt ordinarie engagemang inom Sundbom Group med fokus på konsulttjänster inom upphandling och ekonomistyrning samt deltagande i gruppens styrelser.

     

    Stockholm 2022-03-01

    Per Sundbom
    VD
    Sundbom Group AB