Största fördelarna med effektiv resursplanering

En effektiv resursplanering är en viktig grundpelare i framgångsrika organisationer och ger långsiktiga fördelar för företag i alla storlekar. Genom att strategiskt hantera och allokera resurser kan företag skapa en sund arbetsmiljö, maximera produktiviteten och även möta framtida utmaningar på ett smidigt sätt. Nedan presenteras några av de största fördelarna med att implementera och upprätthålla en effektiv resursplanering.

Optimalt utnyttjande av kompetens:

En välplanerad resursallokering gör det möjligt för organisationer att matcha rätt kompetens med rätt uppgifter. Detta leder till effektivare arbetsflöden och ökad produktivitet. Smidig resursplanering innebär att de rätta personerna är på rätt plats vid rätt tidpunkt, vilket är avgörande för att hantera projekt och uppgifter på ett framgångsrikt sätt.

Förbättrat beslutsfattande:

Resursplanering ger företagsledningen och beslutsfattare värdefull insikt genom att erbjuda realtidsdata om arbetsbelastning, tillgängliga resurser och projektframsteg. Med denna information kan organisationen fatta informerade beslut och justera strategier i realtid för att möta förändrade behov och krav.

Förhindrande av överbelastning och stress:

Genom att övervaka arbetsbelastningen för varje individ inom organisationen kan resursplanering förebygga överbelastning och stress. Detta skapar en balanserad arbetsmiljö och bidrar till långsiktig medarbetarnöjdhet. Människor kan arbeta effektivt när de har rimliga arbetsbördor och klara förväntningar.

Tids- och kostnadsbesparingar:

En välstrukturerad resursplanering minimerar slöseri med tid och resurser. Genom att undvika överlappningar och ineffektiva arbetsflöden kan företag spara tid och därmed minska kostnader. Detta är särskilt betydelsefullt i projektbaserade organisationer där effektivitet och tidshantering är nyckelfaktorer.

Förbättrad kundnöjdhet:

Genom att effektivt hantera resurser kan organisationer uppfylla kundkrav på ett mer effektivt sätt. Leveranser blir punktliga, och kvaliteten på utfört arbete förbättras. Detta leder i sin tur till ökad kundnöjdhet och lojalitet, vilket är avgörande för långsiktig framgång.

Strategisk tillväxt och framtidsplanering:

En effektiv resursplanering möjliggör strategisk planering för framtiden. Genom att analysera nuvarande och framtida behov kan organisationer identifiera områden för tillväxt och förbereda sig för kommande utmaningar. Detta ger företagen en konkurrensfördel och håller dem relevanta i en snabbföränderlig affärsmiljö.

Kontinuerlig förbättring och innovation:

Genom att ständigt utvärdera och anpassa resursplaneringsstrategier kan organisationer främja en kultur av kontinuerlig förbättring och innovation. Därigenom blir flexibilitet och anpassningsförmåga nyckelkomponenter för att möta nya krav och utnyttja nya möjligheter.

Sammanfattningsvis är en effektiv resursplanering inte bara en administrativ process utan en strategisk investering i företagets långsiktiga framgång. Genom att optimera resursanvändningen kan organisationer skapa en mer hållbar och effektiv verksamhet som kan möta dagens och morgondagens utmaningar med framgång.

Silverbucket är ett av de enklaste och mest användarvänliga SaaS-verktygen för resursplanering. Project Software är återförsäljare av Silverbucket i Sverige och vi visar dig gärna varför just din organisation skulle kunna ha nytta av verktyget. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka!

Det går även bra att testa Silverbucket innan ni bestämmer er. Starta din kostnadsfria testperiod här!

För övriga frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 +46 73 807 83 52.

Allt fler inser att de behöver få ordning på sin beläggning med hjälp av ett smidigt resursplaneringsverktyg. Silverbucket är ett modernt, snyggt och användarvänligt verktyg som underlättar för all typ av verksamhet där man behöver planera för sina resurser.

Senaste tillskottet i vår kundskara är Starbreeze, ett svenskt företag som jobbar med dator- och tv-spelsutveckling. Det känns riktigt roligt att få bredda oss och komma in i en för oss helt ny bransch. Nu önskar vi Starbreeze stort lycka till med sin resursplanering framöver, självklart finns vi här och stöttar dem när det behövs!

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Vårt senaste tillskott i den växande kundskaran är IC Energy, som nu har valt att börja resursplanera smart i Silverbucket. IC Energy är ett konsultföretag som specialiserar sig inom energi, bygg och stadsutveckling. De erbjuder tjänster som syftar till att skapa hållbara och innovativa lösningar för framtiden. Det inkluderar projekt- och förändringsledning, teknikledning, byggledningstjänster, energilösningar för framtiden och digitalisering.

Eftersom konsultbolag har ett extra stort behov av effektiv resursplanering så har IC Energy gjort ett utmärkt val av verktyg. Vi önskar dem stort lycka till i deras fortsatta arbete!

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Man brukar säga att resursplanering bara är ett problem i stora företag och att mindre företag inte behöver lägga sin tid på det. Det är inte sant. Människor och projekt i småföretag är också viktiga och förtjänar bästa möjliga vård.

Resursplanering är mer än att bara fördela människor till olika uppgifter. Mer än något annat handlar det om att se till att människor och projekt lyckas och om att förbereda sig för framtiden. Vi har listat sju viktiga anledningar till att resursplanering gynnar alla organisationer som arbetar med projekt.

1. Kompetenskrav måste täckas av färre personer i små team

I små organisationer kan det vara svårt att få ihop projektkrav och teammedlemmars önskemål. Att säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig vid rätt tidpunkt kan avgöra framgången för ett projekt, särskilt om bara en viss person har den erfarenhet som krävs. Detta är ofta fallet i småföretag. Att allokera människors kompetens till projekt på ett lämpligt sätt är avgörande, men ofta också svårt och görs därför kanske inte systematiskt.

2. Människors välbefinnande är alltid viktigt

Oavsett storleken på ett företag och omfattningen av dess projektverksamhet bör människors välbefinnande alltid prioriteras. Framgångsrik resursplanering kan också användas för att övervaka varje persons totala arbetsbelastning och inte bara utifrån projektaktiviteter.

Den kan användas för att svara på frågor om till exempel vem som har för mycket att göra, om vissa personer alltid tar hand om vissa uppgifter, om andra personer har haft för lite att göra under en längre tid eller om personer nomineras till projekt som uppfyller deras färdigheter eller inlärningskrav.

3. Faktureringsgradens betydelse

En projektorganisation som jobbar med fakturerbara uppdrag måste kunna övervaka sin faktureringsgrad. Det är också viktigt att kunna förutsäga faktureringsgraden för framtida jobb. I mindre organisationer kan även en liten förändring i en individs faktureringsgrad påverka företagets situation avsevärt.

Ett förutsägande schemaläggningssystem som tar hänsyn till faktureringspriser och olika framtida projektkrav kan ge en prognos för faktureringsgraden. Den kan användas för att styra försäljning, rekrytering och eventuellt nödvändiga kostnadsjusteringar.

4. En prognos för produktionsverksamheten bör kompletteras med en försäljningsprognos

Framgångsrik resursplanering tar också hänsyn till försäljningsprognoser, där personal för nya potentiella projekt allokeras enligt kraven och schemaläggs för framtiden.

Genom att förutsäga försäljningen på nivån av roller och viktade sannolikheter är det möjligt att förfina prognosen för faktureringsgraden och övervaka personalens kompetens i förhållande till framtida krav. Det är viktigt att kombinera projektförsäljning och allokering till ett centraliserat system.

5. Projektportföljens prioritering och utnyttjandegrad

Implementeringen av en projektportfölj är ofta en balansgång vad gäller kostnader, projektpersonal och tidsplaner. Genom att kombinera projektprioritering och resursplanering är det möjligt att optimera genomförandet och budgeten för affärskritiska projekt.

Projektaktiviteter handlar inte alltid om faktureringsgraden, resurshanteringen måste också kunna stödja beräkningar om den faktiska utnyttjandegraden, relaterad prognos och optimering av alla delar. Om ordningen på schemalagda projekt bestäms utifrån tillgänglig kompetens är det möjligt att uppnå betydande fördelar både vad gäller projektverksamhet och personal.

6. Det kan inte bli för mycket kommunikation

Kommunikation och transparens – som många företag nämner som en av deras värderingar – kan förbättras genom att koncentrera resurser och ge tillgång till tillräcklig information.

Det räcker inte att helt enkelt allokera resurser till ett planerat projekt; detta måste stödjas med registrering och prognostisering av semester, ledighet och eventuella interna uppgifter. Detta säkerställer också att allas totala arbetsbelastning kan övervakas och inte bara består av en viss delmängd av uppgifter som utförs av en individ.

Om information om allas scheman inklusive semester och ledighet samt total arbetsbelastning tydligt kommuniceras är det möjligt att förutsäga den faktiska kompetensförsörjningen för hela verksamheten. Det blir då enklare att hantera förväntningarna hos både människor och projekt.

7. Ingen smärta, ingen tillväxt

Att rekrytera nya personer är alltid en betydande risk, särskilt för mindre företag – men det är förstås också en möjlighet. Risker kan reduceras och projekt kan genomföras mer framgångsrikt med de schemalagda personalallokeringarna, om besluten stöds av aktuella prognosdata.

Resursplanering gör att olika analyser kan utföras, inklusive uppskattningar av tillräcklig tillgång på viss kompetens i framtiden. Baserat på en förutsägande behovsanalys kan rekryteringsverksamheten initieras proaktivt eller så är det möjligt att bedöma vilken roll underleverantörer kan spela inom en snar framtid. Det är viktigt att ständigt samla in och analysera information.

Sammanfattningsvis

Att hantera information kräver just det: information – även i små företag. Det är bra att ha de väsentliga processerna på plats i god tid innan avsaknaden av dessa processer orsakar betydande problem när verksamheten expanderar.

Ett genomtänkt och implementerat, framgångsrikt resursplaneringssystem kommer inte bara att stödja företag i tillväxtfasen, utan kommer också att påskynda processen att komma till denna fas. Resursverksamheten stöds av ett omfattande resursverktyg som också bidrar till att göra verksamheten mer effektiv än tidigare.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Senast ut att börja resursplanera i Silverbucket är MEXL. MEXL arbetar som ett konsultföretag inom bygg- och projektledning, projektering, buller och vibration, entreprenadbesiktning och energi samt markexploatering och lantmäteri. Ett konsultföretag med många bollar i luften med andra ord. De gör nu därför helt rätt i att skaffa sig full koll på sin beläggning, med hjälp av ett mycket användarvänligt verktyg. Vi önskar MEXL stort lycka till med sin fortsatta resursplanering!

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Integrationen av ett resursplaneringsverktyg med affärssystemet har blivit viktigt för organisationer som strävar efter att maximera effektiviteten och skapa en smidig arbetsprocess. Här är några avgörande fördelar med att harmonisera dessa två centrala delar av företagsstrukturen:

Realtidsdata för snabbare beslut

Genom att integrera resursplanering med affärssystemet får företagsledningen tillgång till realtidsdata om resursanvändning, projektframsteg och affärsresultat. Detta möjliggör snabbare och informerade beslut, vilket är kritiskt i dagens snabbrörliga affärsmiljö.

Förbättrad resursallokering och effektivitet

Integration möjliggör sömlös resursallokering baserat på företagets övergripande mål och aktuell efterfrågan. Det eliminerar onödiga flaskhalsar och säkerställer optimal användning av kompetens och resurser för att maximera produktivitet och effektivitet.

Minskad dubbelregistrering och fel

Genom att undvika dubbelarbete och manuella inskrivningar minskar integrationen risken för felaktig data och ökar noggrannheten. Detta leder till en ökad kvalitet på insamlad information och minimerar potentiella fel.

Helhetsbild över verksamheten

Integrering ger en övergripande bild av företagets verksamhet genom att sammanföra resursplanering och affärsdata. Detta möjliggör bättre övervakning av arbetsbelastning, projektstatus och resursanvändning över hela organisationen.

Förbättrad planering och budgetering

Möjligheten att integrera resursplanering med budgetprocessen ger organisationen verktyg för att skapa realistiska planer och hålla sig inom budget. Detta underlättar för mer precisa prognoser och optimerar resursallokeringen.

Ökad kundnöjdhet genom snabbare leveranser

Integrering möjliggör snabbare och smidigare leveranser genom att skapa en tydligare koppling mellan projektplanering och produktionsprocesser. Detta förbättrar kundnöjdheten genom punktliga leveranser och effektiv resursanvändning.

Bättre utnyttjande av teknologiska fördelar

Affärssystem och resursplaneringsverktyg erbjuder olika teknologiska fördelar. Integration ger organisationer möjlighet att dra nytta av båda dessa verktygs styrkor och skapa en sammanhängande teknologisk infrastruktur.

Anpassnings- och skalbarhet

Integrerade system erbjuder hög grad av anpassnings- och skalbarhet. Organisationer kan lätt anpassa och växa med sina förändrade behov utan att förlora kopplingen mellan olika processer och system.

Att integrera ett resursplaneringsverktyg med affärssystemet är en strategisk investering som inte bara ökar effektiviteten utan också stärker organisationens kapacitet att möta framtidens utmaningar. Det skapar en helhetsbild över verksamheten och främjar en smidigare, mer lönsam drift.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Optimera din verksamhet:

Fördelarna med resursplanering genom ett SaaS-verktyg!

I dagens snabbrörliga affärsvärld är resursplanering mer avgörande än någonsin för att säkerställa effektivitet, produktivitet och konkurrenskraft. Många organisationer har upptäckt fördelarna med att använda Software as a Service (SaaS) -verktyg för att hantera sina resurser på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt. I den här artikeln kommer vi att utforska några av de tydliga fördelarna med att använda SaaS-verktyg för resursplanering.

Tillgänglighet och Flexibilitet

En av de mest betydande fördelarna med att använda SaaS-verktyg för resursplanering är tillgängligheten och flexibiliteten de erbjuder. Dessa verktyg är molnbaserade och kan därför nås från praktiskt taget var som helst med en internetanslutning. Det innebär att teamet inte längre är begränsat till kontorets fyra väggar, vilket ger dem friheten att arbeta på fältet, hemifrån eller på resande fot. Detta ökar produktiviteten och gör det enklare att anpassa sig till förändrade omständigheter.

Realtidsinformation och Samarbete

Med SaaS-verktyg för resursplanering kan du enkelt dela och uppdatera information i realtid. Detta är särskilt värdefullt när du hanterar projekt med flera team eller när du har distribuerade arbetsgrupper. Alla har tillgång till samma data, vilket minskar risken för missförstånd och fel. Dessutom möjliggör samarbetsfunktioner i SaaS-verktygen en sömlös kommunikation mellan teammedlemmar och intressenter.

Automatisering och integrationer

SaaS-verktyg för resursplanering möjliggör automatiseringsfunktioner och effektiva integrationer med exempelvis affärssystemet. De kan hjälpa till med att automatisera uppgifter, hantera projektbudgetar, generera rapporter och till och med övervaka resursanvändningen. Detta sparar tid och minskar risken för manuella fel. Med mindre administrativt arbete kan teamet fokusera mer på att uppnå målen och leverera resultat.

Skalbarhet och Kostnadseffektivitet

SaaS-verktyg för resursplanering är oftast skalbara och flexibla, vilket innebär att de kan anpassas efter organisationens specifika behov. Du kan enkelt öka eller minska användningen och funktionaliteten efter behov. Detta gör det möjligt att hantera resurser och kostnader mer effektivt, vilket är särskilt fördelaktigt för mindre organisationer med begränsade resurser.

Säkerhet och Uppdateringar

Säkerheten i SaaS-verktyg har förbättrats avsevärt under de senaste åren. De flesta leverantörer erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner och regelbundna uppdateringar för att skydda användardata. Detta minskar risken för dataintrång och förlust av kritisk affärsinformation.

Sammanfattningsvis – att använda SaaS-verktyg för resursplanering ger organisationer möjlighet att öka effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra samarbetet. Dessutom ger de flexibilitet och skalbarhet som behövs för att anpassa sig till en snabbrörlig affärsmiljö. Genom att dra nytta av dessa fördelar kan organisationer positionera sig själva för framgång och hållbarhet i dagens konkurrensutsatta marknad. Om du ännu inte har övervägt att använda SaaS-verktyg för resursplanering är det hög tid att utforska dessa möjligheter för att optimera din verksamhet.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Här kan du läsa mer om Silverbucket.

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här.

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52 

Resursplanering är en central del av att driva en framgångsrik organisation. Att fördela och utnyttja de tillgängliga resurserna på rätt sätt kan innebära skillnaden mellan framgång och misslyckande. En viktig aspekt av resursplanering är att förstå och använda kompetenser effektivt. I den här artikeln kommer vi utforska hur man kan använda kompetenser i resursplanering för att maximera produktivitet och prestation.

Vad är kompetenser?

Kompetenser refererar till de färdigheter, kunskaper och erfarenheter som individer och team har. Det kan inkludera tekniska färdigheter, såsom programmering eller projektledning, såväl som mjuka färdigheter, som kommunikation och problemlösning. Kompetenser är unika för varje individ och kan vara avgörande för hur väl arbetsuppgifterna blir utförda.

Identifiera och utvärdera kompetenser

Det första steget i att använda kompetenser i resursplanering är att identifiera och utvärdera de kompetenser som finns i organisationen. Som exempel kan ni genomföra kompetenskartläggningar och utvärdera de färdigheter och erfarenheter som dina medarbetare har. Det är viktigt att förstå vilka kompetenser som är mest relevanta för organisationens mål och vilka som behöver utvecklas eller förbättras.

Matcha kompetenser med uppgifter och projekt

När du har en klar bild av de kompetenser som finns tillgängliga kan du börja matcha dem med specifika uppgifter och projekt. Det innebär att du placerar personer med rätt kompetenser på rätt platser för att maximera effektiviteten. Till exempel kan en medarbetare med djup teknisk kunskap vara perfekt för att leda ett tekniskt projekt, medan någon med utmärkta kommunikationsfärdigheter kan vara mer lämpad för kundrelationer.

Utveckla och främja kompetenser

Att använda kompetenser i resursplanering handlar inte bara om att matcha befintliga färdigheter med uppgifter. Det handlar också om att investera i att utveckla och främja kompetenser inom organisationen. Det kan inkludera utbildning, mentorskap och andra utvecklingsmöjligheter. Genom att ständigt förbättra kompetensnivån inom organisationen kan du öka dess förmåga att möta nya utmaningar och möjligheter.

Fördela resurser effektivt

Resursplanering handlar inte bara om att fördela personal utan också om andra resurser som tid, budget och utrustning. När du använder kompetenser i resursplanering kan du ta bättre beslut om hur dessa resurser fördelas. Till exempel kan du tilldela mer tid och budget till projekt som kräver specifika kompetenser som är avgörande för projektets framgång.

Mät och utvärdera resultat

Slutligen är det viktigt att mäta och utvärdera resultaten av din resursplanering. Har du använt kompetenser på ett effektivt sätt? Har det lett till ökad produktivitet och prestation? Genom att kontinuerligt utvärdera och anpassa din resursplanering kan du säkerställa att du tar de bästa besluten för din organisation.

Sammanfattningsvis så är det en viktig strategi att använda kompetenser i resursplaneringen för att maximera produktivitet och prestation inom organisationen. Genom att identifiera, matcha, utveckla och fördela kompetenser på rätt sätt kan du säkerställa att dina resurser används effektivt och att din organisation är redo att möta framtida utmaningar. En genomtänkt och strategisk användning av kompetenser kan vara nyckeln till att uppnå långsiktig framgång.

Projekt Software är Sveriges återförsäljare av Silverbucket, ett enkelt och smidigt verktyg för resursplanering med hjälp av kompetenser. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här.

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se  
📞 +46 73 807 83 52

Nu kom vi äntligen iväg på vår efterlängtade resa till Juan-les-Pins på Franska Rivieran. Vi åker varje höst på kickoff med hela Sundbom Group-koncernen. Precis som alla andra år blev det mycket trevliga och även produktiva dagar. Vi har varvat konfererande och team building med god mat och dryck, utflykter och givetvis trevligt umgänge. Det är ett roligt gäng vårt lilla bolag får ingå i så vi har haft fantastiska dagar!

Excel vs Resursplaneringsverktyg för resursplanering?

Att effektivt hantera och planera resurser är avgörande för framgång inom många verksamheter. Vissa använder Excel när de resursplanerar medan allt fler har börjat använda ett specialiserat resursplaneringsverktyg. Vi kommer här att utforska skillnaderna mellan dessa två tillvägagångssätt.

Flexibilitet vs. Specialisering

Excel: Excel är flexibelt och kan anpassas för att hantera en mängd olika uppgifter, inklusive resursplanering. Du kan skapa anpassade kalkylblad och formler som passar dina behov. Det ger dig full kontroll över strukturen och layouten.

Resursplaneringsverktyg: Specialiserade resursplaneringsverktyg är utformade specifikt för att hantera resursplanering. De erbjuder vanligtvis fördefinierade mallar och funktioner som är inriktade på att effektivisera processen. Ofta är systemen molnbaserade och standardiserade vilket gör att det kan spara både tid och minska risken för fel.

Automatisering och Integration

Excel: Excel kräver oftast manuell datainmatning och uppdatering. Integration med andra system kan vara möjlig, men det kan vara komplicerat att uppnå och kräva omfattande arbete.

Resursplaneringsverktyg: Specialiserade verktyg kan automatisera många aspekter av resursplaneringen vilket minimerar administration och dubbelarbete att fylla in samma data på flera ställen. De kan integreras med andra system såsom affärssystem med tillhörande tidrapportering, CRM-verktyg eller rapportverktyg för att säkerställa att all data är uppdaterad och korrekt.

Samarbete, Tillgänglighet och Risk

Excel: Om du delar Excel-filer via e-post eller molntjänster kan det bli svårt att hålla reda på den senaste versionen. Samarbete kan vara utmanande, och flera personer kan oavsiktligt redigera samma fil samtidigt och ändra fel saker som formler. Det kan också vara en risk då ansvaret för Excel-filen ofta ligger på ett fåtal personer inom organisationen.

Resursplaneringsverktyg: De flesta resursplaneringsverktyg erbjuder möjligheter till samarbete i realtid. Teamet kan enkelt se och uppdatera resursplanen och kommunicera om förändringar. Detta kan öka produktiviteten och minska risken för missförstånd.

Rapportering och Analys

Excel: Du kan skapa anpassade rapporter i Excel, men det kan vara tidskrävande att sammanställa och analysera data. Det kräver ofta omfattande formelarbete och manuell manipulation av data.

Resursplaneringsverktyg: Specialiserade verktyg erbjuder ofta inbyggda rapporter och analyser och går samtidigt att integrera med andra rapportverktyg. Du kan snabbt generera översikter av resursfördelningen och identifiera flaskhalsar eller möjligheter till förbättring.

Kostnad och Komplexitet

Excel: Excel är generellt sett ett lågkostnadsalternativ eftersom det ingår i Microsoft Office-paketet. Det kan dock kräva tid och expertis att skapa avancerade resursplaneringslösningar. Tid är också pengar!

Resursplaneringsverktyg: Specialiserade verktyg kan vara dyrare att införa, men de erbjuder oftast mer avancerade funktioner och snabbare implementering.

Sammanfattningsvis är valet mellan att använda Excel eller ett specialiserat resursplaneringsverktyg beroende av dina specifika behov. Excel kan vara ett alternativ för mindre organisationer med enklare planeringsbehov som inte har insett fördelarna med ett effektivt verktyg. Medan ett resursplaneringsverktyg ger ett mer säkert och strukturerat arbete med möjlighet till användarvänliga, smarta och tidsbesparande funktioner.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här.

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta Per Henriksson:

📧 per.henriksson@projectsoftware.se
📞 +46 73 807 83 52.