Nyheter

Företagets resursplanering förändras och utvecklas av naturliga skäl hela tiden. Därför behöver det finnas grundregler för hur uppdatering av information ska skötas. Om inte alla gör på samma sätt kommer det bli svårt att hantera verksamheten och framför allt projektverksamheten kan bli rörig.

Grundregler

Först och främst är det viktigt att man alltid uppdaterar i systemen så snabbt som möjligt efter att nya förändringar har skett. Innan ändringarna sker måste naturligtvis alla inblandade vara överens och informerade för att undvika att någon får en otrevlig överraskning.

Ansvaret för att uppdatera förändringar kan ligga på olika personer, beroende på organisation. Hos vissa är det teamledaren som sköter det och hos andra är det projektledaren eller konsultchefen. Oftast är alla delaktiga i diskussionerna men det är alltid bra att bestämma vem som är ytterst ansvarig för att till sist uppdatera informationen.

Medarbetarens perspektiv

Det allra viktigaste är att alltid se till att medarbetarna känner till alla förändringar som kan påverka dem och deras arbete. För att enklare kunna hantera förändringar behöver de veta vilka projekt de ska jobba i och vilka som är på gång. Något man inte får glömma bort är att inget verktyg kan ersätta en personlig dialog. Så arbetsledarna måste också prata med berörda och inte bara informera genom verktyg.

Arbetsledare ansvarar för att se till så att medarbetarna inte är över- eller underplanerade. De måste även fylla eventuella luckor i projekt där man har krav på roller som ännu inte är tillsatta. Förändringar i resursplaneringen måste också övervakas i sin helhet för att kunna förutse de potentiella effekterna på faktureringsgraden och resursutnyttjandet.

Projektets perspektiv

Projektledare är vana vid förändringar och vissa situationer kan vara värre än andra, som till exempel när en projektmedarbetare plötsligt försvinner vid fel tillfälle eller att projekten flyttas eller förlängs. Det kan vara under en period med högre arbetsbelastning där man snabbt behöver fylla luckan som uppstått i ett annat projekt. En uppdaterad resursplanering i ett bra verktyg är då ett bra hjälpmedel. Chansen är större att projektet kan hålla sin tidsplan och kunden blir nöjd.

Tack vare ett bra verktyg för resursplanering så blir det enklare att hitta personer med rätt kompetens, hålla koll på kostnader och tidsplan, oavsett förändringar som sker under projektets gång. Naturligtvis gör inte enbart ett bra verktyg någon skillnad om inte informationen alltid hålls uppdaterad.

Uppdaterad resursplanering innebär följande:

Nyfiken på att testa Silverbucket? Starta din kostnadsfria period här.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projekthantering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

Att arkitekter gillar att resursplanera i Silverbucket har vi konstaterat sen gammalt. Nu senast har Horisont Arkitekter anslutit sig till den växande skaran. Så roligt! Vi hälsar Horisont varmt välkomna och önskar dem stort lycka till med deras fortsatta resursplanering.

Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna resursplanera mer effektivt? Välkommen att kontakta:

Per Henriksson, VD Project Software
  per.henriksson@projectsoftware.se
    +46 73 807 83 52

Läs mer om Silverbucket här.

Ecogain är senaste tillskottet i vår kundskara som börjar resursplanera i Silverbucket. De är miljökonsulter som hjälper organisationer att skapa affärsnytta på ett hållbart sätt. Ecogain har kunder i alla möjliga slags branscher och som konsultbolag gör de mycket klokt i att styra upp sin resursplanering. Varmt välkomna Ecogain och fortsatt lycka till med det viktiga arbete ni gör!

Är ni nyfikna på hur Silverbucket skulle kunna förenkla er beläggning? Välkommen att kontakta:

Per Henriksson, VD Project Software
+46 73 807 83 52
per.henriksson@projectsoftware.se

Vill du veta mer om Silverbucket, läs vidare här!

Daterade Excel-ark gömda någonstans i molnet, överarbetade medarbetare och försenade projekt låter väl inte så lockande? Resursplaneringen behöver inte vara tidskrävande, splittrad och tråkig. Vid debiterbart projektarbete så är uppdaterad information om resurser avgörande. Informationen måste dessutom vara uppdaterad, tydlig och lätt att hitta.

”Silverbucket är helt enkelt det bästa verktyget på marknaden för hantering av projektresurser. Det hjälper till att hålla projektens tidsplan, ser till att medarbetarna utnyttjas optimalt och ökar på så vis produktiviteten. Att resursplanera i Silverbucket gynnar alla, både projektmedarbetare och chefer”, säger Reija Stenroos, marknadschef på Silverbucket.

”När resurserna är uppdaterade så kan man undvika otrevliga överraskningar längs vägen. Det är då möjligt att i god tid reagera vid eventuella problem som uppstår, till exempel överbokning eller sjukskrivning”, fortsätter Stenroos.

När arbetsbördan är jämnt uppdelad mår medarbetarna bättre. För högsta möjliga produktivitet är det också viktigt att rätt resurser allokeras till rätt projekt. Tack vare Silverbucket blir det enkelt att fördela medarbetarnas kompetens effektivt. Det går att filtrera fram resurser med en viss kompetens med hjälp av bara ett par klick. På så sätt kan man också identifiera om en viss kompetens saknas och det är dags att rekrytera.

Många teknikföretag väljer resursverktyget som är designat i Finland

Silverbuckets verktyg för resurshantering har funnits på marknaden i 11 år. I oktober 2021 förvärvade EG Construction företaget som en del av deras finansiella- och projektledningslösningar. Alla Silverbucket-anställda i Tammerfors är fortfarande kvar i Finland – likaså produktutvecklingsenheten. Några stora teknikföretag som Eaton, WSP och J P Hildreth Ltd, är nöjda Silverbucket-kunder.

”Som en tumregel gynnar Silverbucket alla företag med över 30 anställda som är involverade i debiterbara projekt. Om du vill ha mer lätthanterade projekt är Silverbucket svaret. Det gör resurshanteringen effektiv, uppdaterad och till och med ganska rolig”, lovar Stenroos.

Balanserar arbetsbelastningen på olika platser

Verktyget är också mycket användbart för företag med kontor på olika platser. Oavsett om man är baserad i Helsingfors, London och Berlin får man en bra överblick av samtliga i Silverbucket. Resursplaneringen kanske är helt optimal i London men i Helsingfors är det tvärtom med en ständig brist på resurser och i Berlin kanske det finns utrymme för helt nya projekt.

”Silverbucket kan också användas för att balansera arbetsbördan mellan olika delar i verksamheten. Om olika delar i företaget suttit med egna eller olika Excel-ark och inte är uppdaterad kring resursplaneringen så kanske ingen märker att det råder en enorm brist på en viss typ av experter på ett vissa håll, medan det finns för många av samma på ett annat. I värsta fall används underleverantörer eller fler personer rekryteras trots att det egentligen inte behövs. Silverbucket förbättrar allas arbetssituation, det gör att projekt löper på snabbare och produktiviteten ökar. Det märks på en gång i företagets resultat”, säger Stenroos.

Silverbucket är ett agilt företag och snabba med att möta kundernas behov.

”Våra kunder bidrar ständigt med nya idéer, de låter oss veta vilken typ av funktioner de vill se i Silverbucket. Vissa kunder har till och med kommit på helt nya sätt att använda Silverbucket”, säger Stenroos.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projekthantering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

Håll koll på er resursplanering för att bättre kunna styra företaget genom lågkonjunkturen

Resursplanering är en viktig del av projektledningen, särskilt i dessa ekonomiskt utmanande tider. När konkurrensen växer och marknaden krymper är det viktigt att behålla företagets position på marknaden. Det är till och med möjligt att uppnå tillväxt under en lågkonjunktur. Noggrann resursplanering ger projekten goda marginaler. Om man kan identifiera de faktiska kostnaderna för projektets resurser blir det enklare att säkra kommande jobb till rätt pris.

I takt med att konkurrensen blir hårdare kan ett företags förmåga att kamma hem affärer ofta bero på att kunden är bekant sedan tidigare. Om det inte är så behöver kanske priset vara lägre än konkurrenternas. För att kunna beräkna ett konkurrenskraftigt pris behöver man ta hänsyn till projektets personalkostnader. Med hjälp av Silverbucket kan man enkelt jämföra faktiskt uppnådda resultat mot resursplaneringen och sedan dra lärdomar från det. Effektiv resursplanering minskar på så sätt personalkostnaderna. En uppdaterad resursplanering ger också en tillförlitlig bild av framtiden så att man vet när det är dags att planera för nya projekt och även identifiera och bemöta potentiella resurskrav.

Effektiv resursanvändning ökar flexibiliteten

Under en lågkonjunktur är det viktigt för företag att kunna agera flexibelt. Om resursplaneringen alltid är uppdaterad så ser man enkelt vem som är tillgänglig oavsett när behovet finns. Silverbuckets funktion att hantera kompetenser gör att befintliga resurser kan nyttjas optimalt. Med hjälp av medarbetarnas kompetensprofiler kan företaget enklare nyttja resurserna mellan olika team ifall arbetsbelastningen skulle svikta på ett håll och det motsatta på annat håll. På så sätt kan man också undvika uppsägningar.

Uppsägningar kan dock ibland vara svåra att undvika men se i så fall först över vilka alternativ som finns. Risken med att säga upp personal kan resultera i att deras kompetens plötsligt kan komma att behövas akut längre fram och genast har företagets förmåga att hantera en kris förvärrats ännu mer.

Kostnadshantering och välbefinnande som en konkurrensfördel

Silverbucket visualiserar personalkostnader i projekten och data på de faktiska siffrorna som stödjer kostnadshanteringen. Planerar man varje projekt noggrant och använder Silverbuckets beräkningar för personalkostnader så kan man enkelt få fram rätt pris för en produkt eller tjänst. På så vis förbättras företagets priskonkurrenskraft och man bibehåller lönsamheten även under sämre tider.

Medarbetarnas välmående ger också ökad lönsamhet. Kriser har en stor förmåga att påverka människors välbefinnande. Att hålla medarbetarna motiverade under sämre tider ger en konkurrensfördel. Se därför alltid till att arbetsbelastningen för var och en är rimlig och jämnt fördelad.

En uppgång kommer

Lågkonjunkturer varar inte för evigt utan det kommer att vända på sikt. Under tiden kan det vara en bra idé att granska tidigare projekt i Silverbucket för att identifiera förbättringspotential inför kommande projekt samt nivåer på personalkostnader. I Silverbucket kan man inför framtiden också tydligt se när beställningarna börjar bli fler än vad befintliga resurser och kompetenser räcker till för. Man vet därför i god tid när det börjar bli dags för eventuella rekryteringar som både uppfyller rollberhov och kompetens för varje projekt. På så sätt kan man tacka ja till projekt i framtiden och rekryteringsprocessen kan påbörjas i god tid.

Oavsett hur den ekonomiska situationen ser ut för närvarande är resursplaneringen nödvändig för ett företag. Silverbucket är ett bra och effektivt verktyg för projektledare och chefer, särskilt under en lågkonjunktur. Vem vill inte ha ett team som kan jobba effektivt och flexibelt? Med hjälp av ett bra resursplaneringsverktyg så får ledningsgruppen en tydlig vision inför framtiden och bättre tider och kan därför framgångsrikt leda sin verksamhet genom den tuffa perioden man befinner sig i.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Läs hela originalartikeln hos Silverbucket här.

Silverbucket har blivit ett alltmer populärt resursplaneringsverktyg hos arkitekter. Troligen för att det både är enkelt, tidseffektivt och grafiskt snyggt. Nu senast är det Spectrum Arkitekter som hakat på trenden. Välkommen till vår växande kundskara hälsar vi Spectrum och passar samtidigt på att önska dem stort lycka till med sin fortsatta resursplanering!

Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta:

Per Henriksson, VD Project Software
  per.henriksson@projectsoftware.se
+46 73 807 83 52

Är du nyfiken och vill veta mer om Silverbucket, läs vidare här!

Vi har fått en ny kund, K-system som erbjuder en helhetslösning inom byggnadskonstruktion tillsammans med sina systerbolag Byggelement och Smidmek. K-system har nu börjat resursplanera i Silverbucket, verktyget som enligt oss är det bästa för just resursplanering!

Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre ordning på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

Vi har fått ytterligare en kund som börjat göra sin resursplanering i Silverbucket. Enstar ingår i Peas Industries, en koncern med fokus på förnybar energi. De tillhandahåller kvalitativa energitjänster och hållbara energisystem till fastighetsägare. Hållbar energi är ju något som är högst aktuellt för oss alla idag! Nu har de även börjat resursplanera på ett hållbart sätt vilket vi naturligtvis är mycket glada för.

Vill inte ni också få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

I en organisation med 1 000 personer så sker resursplanering på många olika nivåer. Den här guiden är en översikt av aktuell information om resursplanering för en relativt stor organisation, och vilka fördelar som man kan få ut av det.

Organisationens egen personal och debiterbart arbete

I det här exemplet på organisation jobbar man huvudsakligen med projekt som faktureras per timme. Den gröna linjen i diagrammet visar organisationens totala kapacitet på de anställda. Här ser man det maximala antalet arbetstimmar som de anställda kan utföra på en arbetsdag.

Det blå området anger hur beläggningen i fakturerbara projekt ser ut. Diagrammet visar alltså faktureringsgraden i förhållande till kapaciteten.

Genom att sätta upp en genomsnittlig faktureringsnivå för medarbetarna får vi en prognos i förhållande till det uppsatta målet. Den gula linjen visar den riktade faktureringsgraden som det blå området med fakturerbara resurser försöker uppnå med hjälp av organisatoriska åtgärder.

Prognosen beror naturligtvis på projektens längd men även på hur pass förutsägbara de är. En 4 – 12 månaders prognos är relativt vanligt för projektarbetet.

I det här exemplet strävar organisationen efter att uppnå det uppsatta målet för faktureringsgraden genom projektförsäljning, timfakturering och framgångsrik resursplanering. Organisationen använder sin faktureringsgrad för att få intäkter, hantera sina löner, betala fakturor och bibehålla sin förmåga att fungera.

För en organisation som arbetar i projekt som fakturerar per timme är informationen från dessa diagram extremt värdefull, liksom faktiskt information om resurser när man resursplanerar, samt produktion och försäljning på en regelbunden basis.

Från pengar till arbetsdagar

Förutom fakturerbara projekt måste en stor organisation också utvecklas och utbilda sig, förbereda produkter eller tjänster och sköta administration. Det mörkare lila området i diagrammet visar personalens resurser i interna ej debiterbara projekt.

Det gemensamma området för debiterbara och icke-debiterbara resurser utgör prognosen för organisationens utnyttjandegrad. Det avslöjar medarbetarnas arbetsbelastning i förhållande till deras kapacitet.

När faktureringsgraden närmar sig utnyttjandegraden arbetar personalen endast med faktureringsbart arbete. Det här är ett bra tillfälle att stanna upp och fråga sig om utbildning och utveckling ligger på en rimlig nivå i organisationen.

Lagom med jobb, lagom kul

Lagom fördelning mellan faktureringsbart och internt arbete är nödvändigt för att den här organisationen ska fungera och kunna utvecklas. Tillräckligt med semester och lediga dagar krävs för att personalen ska må bra. Resursplaneringen av lediga dagar i form av frånvaro är också viktig här för att kunna se tillgänglighet och faktureringspotential.

Det gröna resursområdet i diagrammet visar frånvaron.

Det gemensamma området för resursplaneringen av olika typer av projekt och frånvaro utgör prognosen för medarbetarnas resursgrad. Diagrammet visar medarbetarnas totala kapacitet av engagemang för de insatser som krävs hos organisationen.

För stort gap mellan kapaciteten och resursfördelningen leder till högre kostnader. Det kan förstås även bero på att organisationen är dålig på att resursplanera och förutse framtiden eller att man helt enkelt slarvar med det.

Att namnge resurser är inte fel

Det är inte alltid möjligt att identifiera alla roller när man tilldelar resurser i projekt. Det rosa området anger alla rollförfrågningar som ännu inte har tilldelats en resurs i organisationens projektdatabas.

Nu visar det gemensamma området i diagrammet prognosen för organisationens prognostiserade resursgrad. Den här organisationen använder det för att förutse behov över en längre tidsperiod och för att kommunicera akuta brister i projekt.

Samma lagar gäller för den prognostiserade resursgraden och den faktiskt resursgraden. Ändå är målet satt medvetet, erbjuder backup vid överraskningar och skyddar personalen från utbrändhet.

Den prognostiserade resursgraden kan stiga anmärkningsvärt i framtiden och överstiga kapaciteten. Då finns det alltså större resursbehov i projekten än mänskliga resurser i organisationen. Dessa behov kan tillgodoses genom att rekrytera, lägga till externa resurser eller flytta fokus från icke-fakturerbara projekt till fakturerbara projekt.

Ingenting är så osäkert som osäkerhet

Organisationen strävar ständigt efter att sälja nya projekt samtidigt som de prospekterade projekten såsom anbud kan förvirra projektfördelningen med vissa sannolikheter.

I diagrammet nedan visar det grå området tilldelade resurser och icke ännu namngivna roller (både organisationens egen personal och externa) i osäkra projekt. Dessa osäkra tilldelningar skalas också efter sannolikheten för att projektet ska bli av. Information från alla osäkra projekt blir synliga här och används för att förutse framtida kapacitet.

Resursplanering är inte enkelt

Resursplaneringen i en stor organisation är långt ifrån enkel och det finns många frågetecken. Det är viktigt för en organisation att kunna hålla sin resursplanering uppdaterad, definiera mål för sin projektaktivitet och att hantera sina insatser med både beläggning och mål i åtanke. En framgångsrik genomströmning av projekt är förstås grundläggande för allt detta.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Vi välkomnar nu Topia landskapsarkitekter samt Edge of Civil Design som nyligen anslutit sig till vår växande kundskara. Båda dessa bolag består av landskapsarkitekter som hela tiden jobbar i olika uppdrag. Just den här typen av organisationer får stor nytta av att styra upp sin resursplanering. Mindre tid för pusslande av resurser och mer tid för det som är roligt.

Kanske är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.