Nyheter

Håll koll på er resursplanering för att bättre kunna styra företaget genom lågkonjunkturen

Resursplanering är en viktig del av projektledningen, särskilt i dessa ekonomiskt utmanande tider. När konkurrensen växer och marknaden krymper är det viktigt att behålla företagets position på marknaden. Det är till och med möjligt att uppnå tillväxt under en lågkonjunktur. Noggrann resursplanering ger projekten goda marginaler. Om man kan identifiera de faktiska kostnaderna för projektets resurser blir det enklare att säkra kommande jobb till rätt pris.

I takt med att konkurrensen blir hårdare kan ett företags förmåga att kamma hem affärer ofta bero på att kunden är bekant sedan tidigare. Om det inte är så behöver kanske priset vara lägre än konkurrenternas. För att kunna beräkna ett konkurrenskraftigt pris behöver man ta hänsyn till projektets personalkostnader. Med hjälp av Silverbucket kan man enkelt jämföra faktiskt uppnådda resultat mot resursplaneringen och sedan dra lärdomar från det. Effektiv resursplanering minskar på så sätt personalkostnaderna. En uppdaterad resursplanering ger också en tillförlitlig bild av framtiden så att man vet när det är dags att planera för nya projekt och även identifiera och bemöta potentiella resurskrav.

Effektiv resursanvändning ökar flexibiliteten

Under en lågkonjunktur är det viktigt för företag att kunna agera flexibelt. Om resursplaneringen alltid är uppdaterad så ser man enkelt vem som är tillgänglig oavsett när behovet finns. Silverbuckets funktion att hantera kompetenser gör att befintliga resurser kan nyttjas optimalt. Med hjälp av medarbetarnas kompetensprofiler kan företaget enklare nyttja resurserna mellan olika team ifall arbetsbelastningen skulle svikta på ett håll och det motsatta på annat håll. På så sätt kan man också undvika uppsägningar.

Uppsägningar kan dock ibland vara svåra att undvika men se i så fall först över vilka alternativ som finns. Risken med att säga upp personal kan resultera i att deras kompetens plötsligt kan komma att behövas akut längre fram och genast har företagets förmåga att hantera en kris förvärrats ännu mer.

Kostnadshantering och välbefinnande som en konkurrensfördel

Silverbucket visualiserar personalkostnader i projekten och data på de faktiska siffrorna som stödjer kostnadshanteringen. Planerar man varje projekt noggrant och använder Silverbuckets beräkningar för personalkostnader så kan man enkelt få fram rätt pris för en produkt eller tjänst. På så vis förbättras företagets priskonkurrenskraft och man bibehåller lönsamheten även under sämre tider.

Medarbetarnas välmående ger också ökad lönsamhet. Kriser har en stor förmåga att påverka människors välbefinnande. Att hålla medarbetarna motiverade under sämre tider ger en konkurrensfördel. Se därför alltid till att arbetsbelastningen för var och en är rimlig och jämnt fördelad.

En uppgång kommer

Lågkonjunkturer varar inte för evigt utan det kommer att vända på sikt. Under tiden kan det vara en bra idé att granska tidigare projekt i Silverbucket för att identifiera förbättringspotential inför kommande projekt samt nivåer på personalkostnader. I Silverbucket kan man inför framtiden också tydligt se när beställningarna börjar bli fler än vad befintliga resurser och kompetenser räcker till för. Man vet därför i god tid när det börjar bli dags för eventuella rekryteringar som både uppfyller rollberhov och kompetens för varje projekt. På så sätt kan man tacka ja till projekt i framtiden och rekryteringsprocessen kan påbörjas i god tid.

Oavsett hur den ekonomiska situationen ser ut för närvarande är resursplaneringen nödvändig för ett företag. Silverbucket är ett bra och effektivt verktyg för projektledare och chefer, särskilt under en lågkonjunktur. Vem vill inte ha ett team som kan jobba effektivt och flexibelt? Med hjälp av ett bra resursplaneringsverktyg så får ledningsgruppen en tydlig vision inför framtiden och bättre tider och kan därför framgångsrikt leda sin verksamhet genom den tuffa perioden man befinner sig i.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Läs hela originalartikeln hos Silverbucket här.

Silverbucket har blivit ett alltmer populärt resursplaneringsverktyg hos arkitekter. Troligen för att det både är enkelt, tidseffektivt och grafiskt snyggt. Nu senast är det Spectrum Arkitekter som hakat på trenden. Välkommen till vår växande kundskara hälsar vi Spectrum och passar samtidigt på att önska dem stort lycka till med sin fortsatta resursplanering!

Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta:

Per Henriksson, VD Project Software
  per.henriksson@projectsoftware.se
+46 73 807 83 52

Är du nyfiken och vill veta mer om Silverbucket, läs vidare här!

Vi har fått en ny kund, K-system som erbjuder en helhetslösning inom byggnadskonstruktion tillsammans med sina systerbolag Byggelement och Smidmek. K-system har nu börjat resursplanera i Silverbucket, verktyget som enligt oss är det bästa för just resursplanering!

Är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre ordning på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

Vi har fått ytterligare en kund som börjat göra sin resursplanering i Silverbucket. Enstar ingår i Peas Industries, en koncern med fokus på förnybar energi. De tillhandahåller kvalitativa energitjänster och hållbara energisystem till fastighetsägare. Hållbar energi är ju något som är högst aktuellt för oss alla idag! Nu har de även börjat resursplanera på ett hållbart sätt vilket vi naturligtvis är mycket glada för.

Vill inte ni också få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

I en organisation med 1 000 personer så sker resursplanering på många olika nivåer. Den här guiden är en översikt av aktuell information om resursplanering för en relativt stor organisation, och vilka fördelar som man kan få ut av det.

Organisationens egen personal och debiterbart arbete

I det här exemplet på organisation jobbar man huvudsakligen med projekt som faktureras per timme. Den gröna linjen i diagrammet visar organisationens totala kapacitet på de anställda. Här ser man det maximala antalet arbetstimmar som de anställda kan utföra på en arbetsdag.

Det blå området anger hur beläggningen i fakturerbara projekt ser ut. Diagrammet visar alltså faktureringsgraden i förhållande till kapaciteten.

Genom att sätta upp en genomsnittlig faktureringsnivå för medarbetarna får vi en prognos i förhållande till det uppsatta målet. Den gula linjen visar den riktade faktureringsgraden som det blå området med fakturerbara resurser försöker uppnå med hjälp av organisatoriska åtgärder.

Prognosen beror naturligtvis på projektens längd men även på hur pass förutsägbara de är. En 4 – 12 månaders prognos är relativt vanligt för projektarbetet.

I det här exemplet strävar organisationen efter att uppnå det uppsatta målet för faktureringsgraden genom projektförsäljning, timfakturering och framgångsrik resursplanering. Organisationen använder sin faktureringsgrad för att få intäkter, hantera sina löner, betala fakturor och bibehålla sin förmåga att fungera.

För en organisation som arbetar i projekt som fakturerar per timme är informationen från dessa diagram extremt värdefull, liksom faktiskt information om resurser när man resursplanerar, samt produktion och försäljning på en regelbunden basis.

Från pengar till arbetsdagar

Förutom fakturerbara projekt måste en stor organisation också utvecklas och utbilda sig, förbereda produkter eller tjänster och sköta administration. Det mörkare lila området i diagrammet visar personalens resurser i interna ej debiterbara projekt.

Det gemensamma området för debiterbara och icke-debiterbara resurser utgör prognosen för organisationens utnyttjandegrad. Det avslöjar medarbetarnas arbetsbelastning i förhållande till deras kapacitet.

När faktureringsgraden närmar sig utnyttjandegraden arbetar personalen endast med faktureringsbart arbete. Det här är ett bra tillfälle att stanna upp och fråga sig om utbildning och utveckling ligger på en rimlig nivå i organisationen.

Lagom med jobb, lagom kul

Lagom fördelning mellan faktureringsbart och internt arbete är nödvändigt för att den här organisationen ska fungera och kunna utvecklas. Tillräckligt med semester och lediga dagar krävs för att personalen ska må bra. Resursplaneringen av lediga dagar i form av frånvaro är också viktig här för att kunna se tillgänglighet och faktureringspotential.

Det gröna resursområdet i diagrammet visar frånvaron.

Det gemensamma området för resursplaneringen av olika typer av projekt och frånvaro utgör prognosen för medarbetarnas resursgrad. Diagrammet visar medarbetarnas totala kapacitet av engagemang för de insatser som krävs hos organisationen.

För stort gap mellan kapaciteten och resursfördelningen leder till högre kostnader. Det kan förstås även bero på att organisationen är dålig på att resursplanera och förutse framtiden eller att man helt enkelt slarvar med det.

Att namnge resurser är inte fel

Det är inte alltid möjligt att identifiera alla roller när man tilldelar resurser i projekt. Det rosa området anger alla rollförfrågningar som ännu inte har tilldelats en resurs i organisationens projektdatabas.

Nu visar det gemensamma området i diagrammet prognosen för organisationens prognostiserade resursgrad. Den här organisationen använder det för att förutse behov över en längre tidsperiod och för att kommunicera akuta brister i projekt.

Samma lagar gäller för den prognostiserade resursgraden och den faktiskt resursgraden. Ändå är målet satt medvetet, erbjuder backup vid överraskningar och skyddar personalen från utbrändhet.

Den prognostiserade resursgraden kan stiga anmärkningsvärt i framtiden och överstiga kapaciteten. Då finns det alltså större resursbehov i projekten än mänskliga resurser i organisationen. Dessa behov kan tillgodoses genom att rekrytera, lägga till externa resurser eller flytta fokus från icke-fakturerbara projekt till fakturerbara projekt.

Ingenting är så osäkert som osäkerhet

Organisationen strävar ständigt efter att sälja nya projekt samtidigt som de prospekterade projekten såsom anbud kan förvirra projektfördelningen med vissa sannolikheter.

I diagrammet nedan visar det grå området tilldelade resurser och icke ännu namngivna roller (både organisationens egen personal och externa) i osäkra projekt. Dessa osäkra tilldelningar skalas också efter sannolikheten för att projektet ska bli av. Information från alla osäkra projekt blir synliga här och används för att förutse framtida kapacitet.

Resursplanering är inte enkelt

Resursplaneringen i en stor organisation är långt ifrån enkel och det finns många frågetecken. Det är viktigt för en organisation att kunna hålla sin resursplanering uppdaterad, definiera mål för sin projektaktivitet och att hantera sina insatser med både beläggning och mål i åtanke. En framgångsrik genomströmning av projekt är förstås grundläggande för allt detta.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Vi välkomnar nu Topia landskapsarkitekter samt Edge of Civil Design som nyligen anslutit sig till vår växande kundskara. Båda dessa bolag består av landskapsarkitekter som hela tiden jobbar i olika uppdrag. Just den här typen av organisationer får stor nytta av att styra upp sin resursplanering. Mindre tid för pusslande av resurser och mer tid för det som är roligt.

Kanske är ni nyfikna på hur ni skulle kunna få bättre koll på er beläggning? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

Ytterligare två nya kunder som börjar resursplanera i Silverbucket är Plan B och Link Arkitektur. Plan B erbjuder innovatiova digitala lösningar för en mer hållbar samhällsbyggnadssektor. Link Arkitektur är ett av Skandinaviens största arkitektkontor med sina 500 medarbetare.

Just arkitekter verkar dras till Silverbucket, kanske för att verktyget är så snyggt men även för att det är så enkelt och smidigt. De tänker klokt tycker vi. Effektivisera resursplaneringen och få mer tid över till det som är roligt helt enkelt!

Nu har som sagt både Link och Plan B anslutit sig till den växande skaran som använder Silverbucket för resursplanering och vi önskar dem stort lycka till! Vi finns naturligtvis med hela vägen från implementation till det dagliga användandet. Allt för att de och resten av våra kunder ska känna sig trygga.

Är ni intresserade och vill veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa er organisation? Varmt välkomna att i så fall kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

För några år sedan resursplanerade WSP Danmark med hjälp av kalkylblad och Excel där medarbetarna själva gick in och uppdaterade sin tid. Det man missade då var överblicken, hur de olika projekten hängde ihop med olika medarbetare. Just överblicken är oerhört viktig för att kunna resursplanera effektivt. Läs artikeln om hur Silverbucket hjälpte dem att effektivisera och förbättra sin resursplanering.

Här hittar du artikeln.

Är du nyfiken på hur Silverbucket kan hjälpa er organisation är du välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du även läsa mer om Silverbucket.

Vi har fått många nya kunder nu, det är allt fler som inser vikten av enkel resurshantering. Två av dem är Projtools och Rstudio For Architecture. Projtools sitter i Malmö och jobbar med digitala informationsstöd till byggbranschen. De har bland annat varit en stor del av arbetet kring de nya sjukhusområdena i Malmö och Helsingborg. Rstudio består av arkitekter som fokuserar främst på dynamiken mellan handel och statsbyggnad. De har genomfört flera större projekt, bland annat stadsplanen för Partille port samt retailarkitektur för Mölndals Galleria.

Nu har de båda som sagt valt att börja planera sina resurser i Silverbucket, ett smart beslut tycker vi! Vill ni ha en demo av ett av de enklaste och mest användarvänliga verktygen för resurshantering? Varmt välkomna att i så fall kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.

Här kan du läsa mer om Silverbucket.

I september varje år har vi som tradition att åka på kickoff med alla bolag som ingår i Sundbom Group, dvs Sundbom & Partners, PX Expert och Project Software. Årets kickoff gick av stapeln på Österlen i Skåne. Vi bodde på Brösarps Gästgifveri som erbjöd bra konferensmöjligheter, god mat, fina rum och fantastiskt bra service. Förutom konferens och massa mat fick vi möjlighet att besöka den berömda äppelmarknaden i Kivik, vandra i Brösarps backar och dansa oss svettiga på lördagens temafest. Det blev en riktigt lyckad kickoff som alltid!

Fest med Disco/Studio 54 blev lyckat!